【日程調整メール】代理店・取引先との打ち合わせの日程調整メール・テンプレ付き
今回は、代理店や取引先との打ち合わせの日程調整メールのテンプレと送る際の注意点をご紹介します。基本的には一番下っ端が日程調整などをすると思うので、ぜひ参考にしていただけると嬉しいです。
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・メールを送る前に注意すること
⇨自分一人ならダブルブッキングしないように仮の予定が入っているところを再度確認すること。上司と一緒に伺うのであれば上司のスケジュールを確認すること。
・候補日程を出す前に
→自社から相手の会社に行くまでにかかる時間を調べていくこと⭕️
また、相手のお昼時にならないようにすること。
それでは早速取引先や代理店との打ち合わせの日程調整メールのテンプレを
ご紹介します。
何パターンかに分けてテンプレを記載します。
①自分一人で相手の会社に訪問する場合
②数人で相手の会社に訪問する場合
③オンラインでの打ち合わせの場合
①自分一人で相手の会社に訪問する場合
〇〇株式会社
ほにゃらら様
ほにゃらら様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
この度は〇〇の件にて、打ち合わせのお時間を頂戴したくご連絡いたしました。
下記日程で**○分程度**のお時間を頂ければと存じます。貴社にお伺いできればと考えております。
【候補日程】
・○月○日（○）14:00〜
・○月○日（○）14:00〜
・○月○日（○）14:00〜
ご都合のよいお時間をご教示いただけますと幸いです。
上記が難しい場合は、再度調整いたしますので、お知らせいただければと存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
ポイント
・何分程度の打ち合わせなのか記載しておくと丁寧⭕️
・相手の会社に行く前提ならそれを書いておくと相手としても時間の想定がしやすい⭕️
②数人で相手の会社に訪問する場合
〇〇株式会社
ほにゃらら様
ほにゃらら様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
この度は〇〇の件につき、打ち合わせのお時間を頂戴したくご連絡いたしました。
当日は 弊社より〇名（〇〇・〇〇・〇〇） でお伺いできればと存じます。
以下の日程で ◯分程度、貴社にてお打ち合わせ可能な時間はございますでしょうか。
【候補日程】
・○月○日（○）14:00〜
・○月○日（○）14:00〜
・○月○日（○）14:00〜
ご都合のよろしいお時間をご教示いただけますと幸いです。
もし上記日程が難しい場合は、改めて調整させていただければと存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
ポイント
・一人じゃない場合、相手の会社で打ち合わせをする場合には抑えてもらう
会議室や準備していただくことのあるお茶などの個数も変わってくるので人数を事前に伝えるべき。※もちろんこの段階でなくても全然大丈夫です🙆
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