【HSP社会人】営業職だけど電話が苦手・・極力電話を減らすためにやっていること３選

社会人になると電話の機会が増えますよね。電話が得意な人も苦手な人もいるかと思いますが私は元々友達との電話でも身構えてしまうくらい電話が苦手で、もちろん未だに少し苦手意識があります。。営業職なので電話を一切しないというのはあり得ませんが、最低限の電話で済むように私がやっていることについてお話しできればと思います。

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電話苦手な社会人あるある

そもそもなんで電話が苦手なんだろう？と考えたところ、何点か挙げられました・

・そもそも掛かってくる音がびっくりして苦手。

・（特に1年目の頃は）何を聞かれるかがわからないのが怖い

・急ぎの連絡が怖い

・敬語が上手くできているかが不安

・逃げられない

大きく分けるとこんな感じかな、と思います。

それぞれについてちょっとずつ分けて話します。

・そもそも掛かってくる音がびっくりして苦手。

→私がHSP気質を持っていることもあって、音に比較的敏感でストレスを感じやすいタイプ。電話って基本的に急に掛かってくるのでビクッとしちゃいます。

HSPについては詳しくこちらに書かれています。https://kenko.sawai.co.jp/mental-care/202103.html

・（特に1年目の頃は）何を聞かれるかがわからないのが怖い

→1年目の時に一番電話が嫌だった理由はこれです。そもそも使う言葉もまだよく分かっていない段階でいろんな質問をされてもその場で全然返せず、メモを取ろうにもそもそもなんて言ってるのか何を聞かれているのかが分からず、失敗だらけでした。

この頃は本当に伝書鳩みたいに「〇〇が〇〇かどうか聞かれてるんですが、どういうことですか？答えも教えてください」みたいな感じでした。

よく電話かかってくる人の名前も聞き取れないことが多かったです。

・急ぎの連絡が怖い

→電話って使い方は人によるけど、急ぎだったりクレームだったりこちらのミスだったりするときに掛かってくる可能性が高まるものなので、ちょっと怖かったです。

・敬語が上手くできているか不安

→流石に2年目なのである程度敬語は使えるようになりましたが、それでも完璧ではありません。1年目の頃は本当に言い回しがわからなくて、電話が終わるたびにビジネスでの言い回しを検索してメモに残していました。

→都度都度これをやってると流石に言えるようになります。

よく使う言葉はメモして電話の横に置いておきました。

正直、敬語はですますができていればそこまで相手が気にしていることはないと思っていて、こちらがペーペーなのも相手は理解しているだろうし、丁寧に話そうとしていることが伝われば特に気にしすぎる必要もなかったかなと今になって思います。

電話苦手な社会人が最小限の電話で済むように気をつけていること

それでは早速本題、電話が苦手な社会人が最小限の電話で済むように気をつけていることについてお話しします。大きく分けて以下の３点です。

①メールでのレスポンスを早く

②丁寧で簡潔なメールを送ること

③期限には余裕を持って連絡する

①メールでのレスポンスを早く

→ある程度の年齢の人だと、メールを送って電話でメールを送ったことを連絡する人がいます。これって正直そこまでなくてもいい事なので、その確認の電話が来る前に返しちゃいます。

ポイントとしては、本当に早く返すこと。

答えがすぐに返せないものでも、以下のようにとりあえず送ります。

こんな感じ。

⚪︎日までの依頼とかがあっても、

「ご連絡ありがとうございます、⚪︎日までとのこと承知いたしました。確認し、またご連絡いたします。」

これぐらいのリプを入れておくと相手も安心できるしこちらも不要な電話は受けずに済むのでおすすめです。

②丁寧で簡潔なメールを送ること

→当たり前ですが、文章の意味が分からないと電話でツッコミが来ることが多いです。

そのため、突っ込まれないように簡潔に、丁寧にメールを送りましょう。

・添付するファイルが間違っていないか、付いているか。

・相手からの依頼に全事項ちゃんと答えているか

とにかく過不足なく丁寧にメールを送ることが大事かなと思います。

メールは記録にも残るので、後々見返すので便利ですし。

③期限には余裕を持って連絡する

→相手が指示した期限のギリギリまで出してないと確認の電話が入ることが多いです。また逆も然りで、こちらの期限に相手が間に合うものなのか分からない時、電話せざるを得ませんよね・・

なので基本的には本当の締め切りの3日前ぐらいで大体伝えるようにしています。

これだと催促も一旦メールで送って翌日のお昼前後できてなければ電話にするということができます。

営業職で電話が苦手ってありなの？

営業なのに電話が苦手って・・と思われることもあるかもしれませんが、

電話って対面よりも相手の忙しさも表情も読めなくて気疲れする人もたくさんいると思います。

対面でも緊張とか関係なく本当に人と話すのがとんでもなく苦手という場合は営業だとちょっとしんどいかもしれませんが、対面だと話せるけど電話はちょっと、、という人はぜひ参考にしていただければと思います。

営業職が向いていない、今の仕事が向いていないと感じたら

電話も苦手で、対面でも苦手という場合は、営業職では難しいのではないかと思います。

私も得意というわけではないので、転職サイトで常に色んな仕事をチェックしています。

よく聞く言葉で、転職活動はいつしても良い、みたいな言葉があります。

転職するかどうかは別だけれど、自分の市場価値やもっと合う仕事を探すために動いておくことはプラスになるということ。個人的にはサイトに登録して求人を見るだけでなく、長期的な転職を視野に入れて定期的にエージェントに面談してもらうのがおすすめです。こちらがおすすめ。

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仕事において悩んだ時におすすめの本

・ひろゆきさんの著書。

全体的に力を抜いて生きる方法を書いている本が多く、学びにもなるし少し張り詰めた心が緩む気がします。

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・ビジネス会食の本

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・ビジネスマナー参考書

1年目に知りたかった、ビジネスマナーの教科書。本当に一読しておくだけで心が楽になるので

読んでおくとおすすめ。

改訂新版　入社1年目ビジネスマナーの教科書 [ 西出ひろ子 ]

この他にもいろいろなブログを書いているので読んでくれると嬉しいです。

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